ORGANIZAREA INFORMALĂ

CURS 10                                 MANAGEMENT INTERNAŢIONAL

ORGANIZAREA INFORMALĂ

1. DEFINIREA ŞI CARACTERISTICILE ORGANIZĂRII INFORMALE

Organizarea informală (neoficială, neinstituţională sau psihoafectivă) reprezintă un ansamblu de grupuri şi de relaţii sociale formate spontan între oamenii dintr-un mediu de muncă.

Caracteristicile organizării informale sunt:

1.          Organizarea informală priveşte oamenii şi relaţiile personale dintre ei, în timp ce organizarea formală (oficială) se referă la poziţiile oficiale, în termenii autorităţii şi responsabilităţii. Acesata înseamnă că organizarea formală este asociată postului deţinut şi o persoană o are numai atunci când ocupă acel post. Deci, puterea informală este personală, iar puterea formală este instituţională.

2.          Puterea informală este dată de membrii grupului şi nu este acordată de manageri, ea fiind un subiect al sentimentelor oamernilor, având o încărcătură subiectivă;

3.          Datorită naturii subiective nu poate fi controlată de managerul firmei în maniera în care organizarea formală poate fi controlată;

4.          Organizările informaţionale sunt instabile şi tind să rămână mici, pentru a se păstra în limitele relaţiilor personale. Drept urmare, în  cadrul firmelor mari există numeroase organizări informale.

În mod obişnuit, un manager deţine o anumită putere informală în acelaşi timp cu puterea formală. De regulă, un manager nu are mai multă putere informală decât alte persoane din grupul informal şi, de asemenea, managerul şi liderul informal sunt două persoane diferite în grupurile de muncă.

2. LIDERII ORGANIZĂRII INFORMALE

Liderii grupurilor informale sunt susţinuţi de anumite valenţe subiective, cum ar fi:

·        vârsta;

·        vechimea în muncă;

·        experienţa;

·        prestigiul profesional;

·        calităţile umane (bunătatea, omenia, sensibilitatea, altruismul, sinceritatea, caracterul, exigenţa, etc.).

Într-un grup doar câteva persoane pot fi lideri informali. Deci, există un singur lider informal ce are mai  multă auoritate decât ceilalţi.

Fiecare manager trebuie să afle care este liderul informal cheie şi să conlucreze cu acesta, astfel încât să încurajeze un comportament constructiv care să ducă la realizarea obiectivelor firmei.

Managerul trebuie să fie conştient atunci când grupul informal nu este alături de el, eforturile şi autoritatea sa putând fi subminate.

Organizările informale pot fi, de asemenea, o sursă ce furnizează potenţialii manageri formali. Nu trebuie uitat că, atunci când un lider informal a fost promovat într-un post de manager, el nu s-a dovedit a fi şi un bun manager formal. Există, astfel, numeroase exemple de lideri informali de succes ce au devenit şefi aroganţi şi autoritari odată ce au ajuns sus.

Unii lideri informali au eşuat în funcţii de conducere formală pentru că au fost depăşiţi de competenţe mult mai mari pe care le presupuneau funcţiile manageriale.

3. TIPURI DE GRUPURI ÎN ORGANIZAREA INFORMALĂ

Organizarea informală este un ansamblu de grupuri de oameni şi relaţiile dintre ele. Aceste grupuri pot fi:

·        orizontale;

·        verticale;

·        mixte.

·                   Grupurile orizontale cuprind persoane aflate pe aceeaşi linie ierarhică în cadrul organizaţiei.

Acestea sunt cel mai frecvent întâlnite grupuri şi se formează mai repede decât alte grupuri, pentru că membrii grupului pot fi din acelaşi compartiment şi nu au poziţii diferite în ierarhia firmei. Aceste persoane promovează comunicarea dintre ei de pe poziţii de egalitate şi comunică aceleaşi probleme, interese, nelinişti.

·                   Grupurile verticale sunt formate din angajaţii situaţi la diferite nivele ale organizării formale. Cel mai adesea, aceştia provin din aceleaşi domenii de activitate. Relaţiile din aceste grupuri pot fi rezultatul unor interese exterioare firmei sau se nasc ca urmare a numeroaselor şi frecventelor raporturi de serviciu (comunicarea şef - subordonaţi).

Existenţa acestor grupuri verticale are avantajul că oferă o mai bună imagine a şefului formal în ochii subordonatului, ca urmare a relaţiilor din cadrul grupului informal.

Poate apare, însă, riscul unei diminuări a autorităţii formale a şefului şi, de asemenea, riscul ca şeful să-şi piardă obiectivitatea în relaţiile cu subalternii, ducând la favoritisme.

·                   Grupurile mixte reprezintă combinaţii de două sau mai multe persoane din diferite domenii de muncă şi diferite poziţii ierarhice. Se formează pe baza unor relaţii comune în afara organizaţiei (frecventează acelaşi grup, aparţin aceleiaşi etnii, locuiesc în acelaşi bloc, etc.).

4. AVANTAJELE ŞI DEZAVANTAJELE ORGANIZĂRII INFORMALE

Grupurile informale pot produce avantaje pentru firmă, dar pot genera şi o serie de probleme.

Avantajele organizării informale sunt:

1.          Organizarea informală contribuie la creşterea eficacităţii activităţii firmei şi poate uşura sarcinile de muncă ale conducerii, încurajând cooperarea între angajaţi. Astfel, atunci când managerii ştiu şi simt că organizarea informală este cu ei, se simt mai puţin constrânşi să-i controleze pe subordonaţi. De asemenea,  managerii sunt încurajaţi să descentralizeze conducerea şi, astfel, sarcinile de muncă ale managerului sunt uşurate.

2.          Organizarea informală oferă satisfacţie şi stabilitate grupurilor de muncă. Astfel, lucrătorii dintr-un grup informal au sentimentul securităţii, au satisfaţia muncii în grupul respectiv şi consideră că au ceva de câştigat dacă rămân în grup, fapt ce reduce fluctuaţia de personal.

3.          Organizarea informală îmbunătăţeşte comunicarea interpersonală, reprezintând o supapă de refulare pentru tensiunile, grijile, emoţiile şi stress-ul oamenilor. Astfel, oamenii aflaţi într-o organizare informală îşi pot descărca grijile, discutându-le cu cineva apropiat, într-o formă prietenească şi deschisă.

4.          Organizarea informală determină managerii să planifice şi să acţioneze mai atent decât ar face-o în absenţa grupurilor informale. Asfel, managerii inteligenţi ştiu că organizarea informală reprezintă un control şi o contrapondere la folosirea fără limite a autorităţii lor oficiale. Ei ştiu că forţa grupurilor informale, dacă este potrivnică, poate şubrezi planul sau proiectul acţiunilor următoare. Dar managerii doresc ca planurile lor să aibă succes, pentru că ei răspund în faţa autorităţii proprietarilor în caz de eşec.

Dezavantajele organizării informale sunt:

1.          Organizarea informală produce rezistenţă la schimbări şi încurajează atitudini negative faţă de schimbare. Asrfel, grupul informal are tendinţa de a deveni protectorul felului de viaţă anterior şi să se opună, cu vehemenţă uneori, schimbărilor.

2.          Organizarea informală poate produce zvonuri indezirabile.

3.          Organizarea informală poate provoca conflicte înterpersonale şi intergrupale ce pot dăuna firmei. Astfel, atunci când salariaţii cheltuiesc o mare parte din timpul şi energia lor pentru a se lupta unii cu alţii, energia şi randamentul lor se vor diminua şi ei vor oferi mai puţin firmei. Conflictele pot deveni atât de puternice încât pot degenera în “lupte” între anumite grupuri.

4.          Organizarea informală poate determina reducerea motivaţiei şi a satisfacţiei în muncă. Astfel, atunci când există confruntări interpersonale şi intergrupale cronice, acestea pot tracasa angajaţii şi le pot slăbi motivaţia în muncă. Rezultatul va fi o productivitate scăzută, care slăbeşte atât pe proprietar, cât şi pe salariaţi.

5.          Organizarea informală operează în afara controlului conducerii firmei. Astfel, multe din interesele grupurilor formale şi informale pot fi integrate, dar întotdeauna vor exista anumite diferenţe între ele. Dificultatea majoră este aceea că organizările informale nu sunt subiect al controlului direct al conducerii firmei. Autoritatea de care depind grupurile informale se află, mai de grabă, în sistemul social, decât în sistemul managerial al firmei. În acest sens, tot ceea ce managerul poate face este să le recunoască şi să încerce să le influenţeze într-un fel sau altul.

5.COMUNICAREA INFORMALĂ

5.1. COMUNICAREA INFORMALĂ – FORMĂ NATURALĂ DE EXPRIMARE

Comunicarea informală este un drept dobândit prin naştere. Întotdeauna când oamenii se adună în grupuri discuţiile se vor dezvolta ca expresie a motivaţiei lor naturale de a comunica.

Comunicarea informală este şi un exerciţiu al libertărţii de exprimare.

Folosind o metodă sau alta de transmitere a mesajelor, comunicarea informală va exista întotdeauna.

Firmele de afaceri nu pot desfiinţa comunicarea neoficială dintre oameni şi nici nu o pot determina. Pur şi simplu comunicarea există.

Ceea ce interesează, din  pespectiva managementului, este corectitudinea mesajelor şi a ideilor vehiculate şi, prin aceasta, influenţa exercitată asupra oamenilor, asupra atiudinii lor, asupra comportamentului lor, asupra acţiunilor acestora, asupra productivităţii lor în muncă.

Cercetări speciale, efectuate cu privire la corectitudinea informaţiilor vehiculate în comunicarea informală, au arătat că peste ¾  din acestea, în condiţii normale de muncă, sunt adevărate.

Totuşi, comunicarea informală poate crea tendinţa de producere a unor confuzii mai mari decât o sugerează ponderea relativ redusă ( ¼ ) de informaţii greşite pe care le poartă.

Comunicarea informală poate fi amplificată de anumite cauze, cum ar fi:

·        inseuritatea şi sensibilizarea oamenilor, din diferite motive, cu privire la o anumită situaţie;

·        implicarea prietenilor şi cunoştinţelor în diverse evenimente şi situaţii;

·        noutatea informaţiilor;

·        natura muncii care permite conversaţia;

·        postul ocupat de persoana ce furnizează informaţiile dorite de alţii;

·        personalitatea interlocutorului, etc.

5.2. TRĂSĂTURI ŞI MODELE ALE COMUNICĂRII INFORMALE

Comunicarea informală oferă managerilor numeroase informaţii ce reprezintă feed-back-ul despre munca salariaţilor. De asemenea, comunicarea informală ajută salariaţii să înţeleagă dispoziţiile şi deciziile conducerii, uşurând realizarea în practică a acestor decizii.

Cele mai importante caracteristici ale comunicării informale sunt:

1.          Rapiditatea circulaţiei informaţiei. Astfel, fiind flexibile şi personale, discuţiile informale răspândesc informaţiile mai rapid decât sistemele informaţionale ale managementului. Viteza acestor informaţii face foarte dificilă oprirea zvonurilor;

2.          Abilitatea extraordinară de a penetra cele mai severe sisteme de securitate pentru secretele firmei. Comunicarea informală are capacitatea de a trece peste liniile şi treptele iererhice şi de a procura informaţii direct de la sursă (în acest sens, şuetele sunt cele mai cunoscute modalităţi de procurare a informaţiilor neconfidenţiale).

Cum se difuzează informaţiile neoficiale în cadrul comunicării informale ?

         Există 4 modele ale comunicării informale:

1.    modelul liniar (tip şuviţă) – fiecare persoană spune altei persoane, comunicaţia mergând de la om la om.

 

2.    modelul şuetă (margaretă) – o persoană spune concomitent tuturor.

 

3.    modelul probabilistic – o persoană spune întâmplător altor persoane;

 

4.    modelul ciorchine – presupune difuzarea informaţiei prin alegerea destinatarului informaţiei. Modelul ciorchine este tipul predominant de reţea de comunicare informală. Acest lucru semnifică faptul că numai o parte din oameni sunt difuzori activi de informaţie în comunicarea informală.

 

5.3. ZVONURILE

         Zvonurile sunt  o problemă majoră a comunicării informale.

Zvonul reprezintă o informaţie neoficială ce se difuzează fără să existe posibilităţi de verificare a corectitudinii ei.

         Zvonul reprezintă partea neverificată şi, deseori, neadevărată a informaţiei neoficiale. El poate fi şi corect, dar, în general, nu este şi, de aceea, este indezirabil.

                Cauza zvonului se află în interesul persoanelor pentru o situaţie ambiguă.

         De asemenea, zvonul are tendinţa de a se schimba în trecerea de la o persoană la alta. Subiectul se poate menţine, nu însă şi detaliile, ce pot fi reduse sau adăugate, după cum sunt sentimentele, interesele, concepţiile, intenţiile şi judecăţile celor ce transmit zvonul.

         Pentru că zvonul este, în general, incorect şi poate aduce multe daune firmei, managerul trebuie să fie preocupat de cunoaşterea şi controlul zvonurilor.

         Căile de cunoaştere şi control a zvonurilor sunt:

1.   concentrarea asupra zvonurilor serioase;

2.   tratarea zvonului cât mai repede posibil;

3.   înlăturarea cauzelor în scopul prevenirii zvonurilor;

4.   confruntarea faţă în faţă cu persoanele ce difuzează zvonurile;

5.   asigurarea informaţiilor de la surse demne de încredere;

6.   încurajarea cooperării cu liderii informali şi sindicali;

7.   ascultarea tuturor zvonurilor în scopul înţelegerii semnificaţiei, importanţei şi consecinţelor lor.

5. INFLUENŢAREA ORGANIZĂRII INFORMALE

                Managementul nu poate înfiinţa o organizare informală şi nici nu o poate desfiinţa, dar managementul poate şi trebuie să înveţe să convieţuiască cu aceasta, folosind diferite măsuri de a o influenţa, cum ar fi:

1.   managemenmul trebuie să accepte şi să înţeleagă organizarea informală cu care trebuie să coexite şi să coopereze;

2.   managementul trebue să ia în consideraţie efectele posibile ale reacţiei organizării informale la acţiunile pe care le întreprinde şi să le convingă de justeţea lor;

3.   managementul trebuie să integreze, cât mai rapid posibil, interesele grupului informal cu cele ale organizării formale;

4.   managementul trebuie să exercite activităţi formale cu tact, înţelepciune, fără ameninţări inutile la adresa organizării informale.

Cea mai adecvată combinaţie a celor două forme de organizare (formală şi informală) pare a fi un sistem predominant formal, care să menţină unitatea în atingerea obiectivelor, împreună cu un sistem informal suficient dezvoltat pentru a menţine coeziunea grupurilor de muncă.  Cu alte cuvinte, organizarea informală trebuie să fie suficient de puternică pentru a ajuta, dar insuficient de puternică pentru a domina.