Functiile managemenrului firmei

              

            Esenta managementului o reprezinta functiile sau atributele,dupa cum a rezultat din definitie.Cunoasterea si intelegerea functiilor managementului in mod aprofundat constituie o premisa majora pentru descifrarea continutului stiintei si practicii riguroase a managementului pentru insusirea si utilizarea eficienta a sistemelor metodelor,tehnicilor,procedurilor si modalitatilor care-i sunt proprii.

         Cel care a identificat si analizat procesele de management pentru prima data a fost Henry Fayol,in cadrul lor definind cinci functii principale:

-previziunea

-organizarea

-comanda

-coordonarea

-controlul

         Ulterior alti specialisti au partajat procesul de management diferit,stabilind functii partial  altele

Astfel,Justin Longeneker si Charles pringle delimiteaza patru functii:

-planificarea si luarea deciziilor

-organizarea pentru performante

-dirijarea si motivarea

-controlul rezultatelor

         Dupa alte opinii,procesul de management se poate partaja,avand in vedere natura sarcinilor implicate de  desfasurarea lui si modul de realizare,in cinci functii:

-previziune

-organizare

-coordonare

-antrenare

-evaluare-control

         Functia de previziune consta in ansamblul proceselor de munca prin intermediul carora se determina principalele obiective ale firmei-societate comerciala sau regie autonoma-si componentelor sale,precum si resursele si principalele mijloace necesare realizarii lor.

         Functia de coordonare consta in ansamblul proceselor de munca prin care se armonizeaza deciziile si actiunile personalului firmei si ale subsistemelor sale,in cadrul previziunilor si sistemului organizatoric stabilite anterior.

         Functia de antrenare  incorporeaza ansamblul proceselor de munca prin care se determina personalul firmei sa contribuie la stabilirea si realizarea obiectivelor previzionate,pe baza luarii in considerare a factorilor care il motiveaza.

         Functia de evaluare-control poate fi definita ca ansamblul proceselor prin care performantele firmei,subsistemelor si componentilor acesteia,sunt masurate si comparate cu obiectivele si standardele stabilite initial,in vederea eliminarii deficientelor constatate si integrarii abaterilor pozitive.

         Functia de organizare desemneaza ansamblul proceselor de management prin intermediul carora se stabilesc si delimiteaza procesele de munca fizica si intelectuala si componentele lor (miscari,timpi,operatii,lucrari,sarcini etc),precum si gruparea acestora pe posturi,formatii de munca,compartimente si atribuirea lor personalului corespunzator anumitor criterii manageriale,economice,tehnice si sociale,in vederea realizarii in cat mai bune conditii a obiectivelor previzionate.

         Conceputa pentru a putea oferi forma concreta  de desfasurare a functiilor  firmei ,organizarea este remarcabila prin caracterul ei concret.Partea vizibila a organizarii are un caracter formal si arata cum sunt repartizati oamenii pe posturi,cum sunt grupate posturile in compartimente ,birouri,servicii,sectii si asa mai departe,plasate intr-o verticala a ierarhiilor sau o orizontala a cooperarilor.Aspectul formal al organizarii se explica prin ordonarea componentelor structurale cu ajutorul unor norme,reglementari si documente care emana sub forma unor decizii manageriale de la nivelul superior al organizatiei.

         Partea nevazuta a organizarii are un caracter informal si arata cum se grupeaza oamenii in cadrul structurilor formale,ca urmare a relatiilor spontane si flexibile care se realizeaza intre ei in procesul muncii.Natura exacta  a interactiunilor dintre membrii structurii informale,uneori chiar scopurile in care se constituie aceste grupuri nu sunt foarte clare si nici specificate in vreun mod .

         Din cele aratate anterior se poate desprinde in mod evident faptul ca organizarea are doua componente majore: procesele de munca si structurile de organizare.Corespunzator cestor componente,organizarea imbraca doua forme principale:orgnizarea procesuala si organizarea structurala.

         Organizarea procesuala se concretizeaza in definirea fiecarui post de lucru ,in elaborarea fisei postului precum si in elaborarea instructiunilor de lucru specifice fiecarui post.

         Organizarea structurala asigura modelarea organizarii procesuale corespunzator necesitatilor si posibilitatilor fiecarei firme.

         Deci ,functia de organizare rspunde la intrebarile :cine si cum contribuie la realizarea obiectivelor firmei?Raspunsul il constituie combinarea nemijlocita a resurselor umane si in mod indirect ,materiale informationale si financiare la nivelul locurilor de munca,compartimentelor si firmei in ansamblul sau.

         In cadrul organizarii delimitam doua subdiviziuni principale.Mai intai organizarea de ansamblu a societatii comerciale sau regiei autonome concretizate in stabilirea structurii organizatorice si a sistemului informational.

         Prin intermediul acestor doua componente de baza ale sistemului  de management,se asigura structurarea firmei,subordonate realizarii obiectivelor sale fundamentale.Aceasta parte a functiei de organizaqre este exercitata de managementul superior al firmei, conditionand sensibil eficienta procesului de management in ansamblul sau

A doua categorie majora o reprezinta organizarea  principalelor componente ale intreprinderii:cercetarea-dezvoltarea,productia,personalul etc.Specific acestei componente majore a functiei de organizare,predominand cantitativ,este realizarea sa la nivelul managementului mediu si inferior,data fiind necesitatea luarii in considerare a  specificului proceselor de executie si de management supuse organizarii si a volumului de munca apreciabil implicat.

         De remarcat ca in firma moderna,organizarea inregistreaza o dezvoltare deosebita.Reflectarea acestei situatii o reprezinta conturarea organizarii ca o disciplina stiintifica de sine statatoare,care inglobeaza un ansamblu de concepte specifice si un bogat evantai operational.Dintre acestea mentionam:analiza postului,analiza variabilei organizatoriale,drumul critic,diagrama ASME,digrama GANTT ,graficul Hyjmans,operagrama, organigrama etc.

         De retinut ,deci ,la fel ca si la previziune,dublul caracter al organizarii : functie a managementului si domeniu de sine statator, nu se exclud ci din potriva sunt complementare evident subordonate realizarii obiectivelor fundamentale ale societatii comerciale sau regiei autonome.Trecerea la economia de piata impune o organizare cu un pronutat caracter creativ,flexibil si dinamic,de natura sa asigure diferentierea sa in functie de caracteristicile agentilor economici si mediului ambient,astfel incat sa faciliteze la maximum desfasurarea unor activitati profitabile.

         Tendinta in firmele moderne este ,asa cum subliniaza si cunoscutii profesori americani Sarah Freeman si Kim Cameron,de a exercita organizarea intr-o viziune supla si flexibila,urmarind diminuarea dimensiunii aparatelor manageriale.

         Delegarea de autoritate si descentralizarea reprezinta tehnici si metode de management care se reflecta in structura de organizare si regulamentele de functionare  ale firmei ca modalitati de prevenire a instalarii birocratiei si rutinei recunoscute obstacole ale schimbarii si procesului general.

            Principii de elaborare a structurii de organizare

        

         Conceperea structurilor de organizare se realizeaza in stransa corelatie cu evolutia factorilor de influenta,prezentati anterior,si cu respectarea unor principii generale de elaborare.

1.Principiul unitatii obiectivelor.

         O structura de organizare este eficienta daca asigura participarea fiecarui salariat la atingerea obiectivelor firmei.

2.Principiul eficientei.

         Structura de organizare este eficienta daca asigura atingerea obiectivelor firmei cu costuri cat mai mici.

3.Principiul sferei de autoritate.

         Fiecare titular al unui post de conducere poate coordona un numar optim de posturi de executie.Acest numar depinde de complexitatea activitatilor conduse si gradul de repetabilitate al acestora.

4.Principiul scalar.

         Cu cat este mai clara linia de autoritate,cu atat mai eficiente vor fi responsabilitatea luarii deciziei si comunicarea informatiilor,in ambele sensuri,pe directie verticala,in piramida structurii de organizare.

5.Principiul delegarii prin rezultate dorite.

          Autoritatea delegata spre managerii de mijloc si inferiori trebuie sa asigure atingerea performantelor dorite.In acest scop,o parte din atributii,competente si aautoritatea managerilor superiori  se transfera subordonatilor fixandu-le si rezultatele ce trebuie sa fie realizate.Delegarea de autoritatate nu reduce responsabilitatea conducatorului.Cu alte cuvinte,responsabilitatea nu poatefi delegata.

6. Principiul responsabilitatii absolute.

         Responsabilitatea  subordonatilor fata de manageri ,in legatura cu atingerea obiectivelor postului,este absoluta.In acelasi context ,managerii sunt obligati sa asigure conditiile necesare desfasurarii activitatilor subordonatilor 

7.Principiul unitatii de comanda .

         Intelegerea si respectarea  relatiilor de munca ,dintre manageri si subordonati, elimina posibilitatea aparitiei unor probleme si permite cresterea responsabilitatii personale pentru rezultatele obtinute in procesul muncii.

8. Principiul nivelului de autoritate .

         La delegarea de autoritate  se transfera managerului delegat dreptul de a decide ,in limita competentelor acordate ,fara ca managerul superior sa intervina in desfasurarea proceselor respective de munca.

9.Principiul diviziunii muncii.

          Structura orgnizatorica este mai eficienta atunci cand activitatile ,atributiile si sarcinile sunt delimitate de posturi de lucru in stransa concordanta cu pregatirea profesionala de specialitate si motivatiile salariatilor.

10.Principiul definirii functiei.

         Cu cat posturile de lucru si compartimentele au mai bine definite activitatile,atributiunile sarcinile, obiectivele,responsabilitatile,competentele si autoritatea cu atat nivelul performantelor este mai mare

11.Principiul separatiei.

         In organizarea activitatilor de control si verificare ,persoanele titulare ale posturilor de control executa sarcinile de verificare si control independent de titularul postului de conducere  al compartimentului controlat si raporteaza rezultatele titularului postului de conducere superior pe linie de linie de autoritate compartimentului controlat.

12.Principiul  echilibrului.

         Aplicarea diferitelor principii si tehnici de elaborare a structurii de organizare trebuie sa tina cont de eficienta generala a structurii.Fiecare principiu ofera avantaje si dezavantaje si de aceea aplicarea nu se face in mod rigid ci cu asigurarea unui echilibru care sa confere structurii de organizare o eficienta cat mai mare.

13.Principiul flexibilitatii.

         Fiecare firma trebuie sa activeze in conditiile schimbatoare determinate de mediul extern si intern.Aplicarea acestui principiu in elborarea structurii de organizare,presupune nticiparea solutiilor ce trebuie s fie adoptate prompt,pentru a nu reduce eficcitatea activitatilor firmei.

14.Principiul facilitarii actului de conducere.

         Cu cat structura de organizare si delegarile de autoritate dau posibilitati mai mri managerilor sa creeze si sa sustina un nivel ridicat de performanta,cu atat mi mult vor putea fi dezvoltate abilitatile de conducere a acestora .

Principiile de elaborre a structurii de organizare nu trebuie sa fie absolutizate. Acestea trebuie sa fie adaptabile in functie de conditiile concrete ale fiecarei firme.De fapt,aceasta e o problema de cunoastere a modului cum trebuie folosite aceste principii,o problema de discernamant si experienta in insusirea temeinica a stiintei managementului.